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Come fare una fattura elettronica

Quattro fasi della fatturazione elettronica

Il ciclo di vita di una fattura elettronica si può suddividere in quattro passaggi fondamentali:

  • creazione;
  • applicazione della firma digitale qualificata;
  • invio al Sistema Di Interscambio (SDI);
  • conservazione sostitutiva.

Vediamo ora nel dettaglio questi quattro punti.

Creazione della fattura elettronica

La fattura elettronica, è un file xml in formato FatturaPA, che può essere creato con un’applicazione gestionale per la fatturazione elettronica. Il mercato offre un’ampia scelta di applicazioni gestionali, sia nel cloud che da installare sul computer, con prezzi che variano in base alle funzionalità ed alle prestazioni.

Applicazione alla fattura elettronica della firma digitale qualificata

La firma digitale qualificata è un file incluso successivamente nella fattura elettronica, che ne certifica l’autenticità, l’integrità e la leggibilità sino alla data di fine conservazione.

La fattura elettronica può essere firmata personalmente, munendosi di uno tra i dispositivi disponibili (smartcard o chiavetta USB), altrimenti delegando uno tra i servizi disponibili su internet. Questi servizi, in genere, includono il ciclo di firma, invio e conservazione, ed alcuni anche il gestionale per la fatturazione elettronica.

Invio della fattura elettronica al Sistema Di Interscambio

La fattura elettronica ora è pronta per essere inviata al SDI.

Il Sistema Di Interscambio (SDI) è un sistema gestito dall’Agenzia delle Entrate che si occupa di effettuare dei controlli sulle fatture elettroniche e successivamente dell’invio ai destinatari.

Anche per la gestione dell’invio abbiamo diverse opzioni. Possiamo fruire dei servizi offerti in rete o altrimenti provvedere personalmente, inviando la fattura elettronica allegata ad una email, che ha come mittente un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) oppure via web, servizio SDICoop, servizio SDIFTP, servizio SPCoop.

Qui la pagina di FatturaPA per approfondire sulle modalità di invio.

Conservazione sostitutiva della fattura elettronica

In questo caso non possiamo usare un nostro hard-disk per salvare il file della fattura elettronica. Le stringenti regole imposte per la conservazione del documento, ci obbligano a fruire dei servizi specializzati offerti dalle aziende presenti su internet.

Conclusioni

Come abbiamo visto ci sono alcune aziende che offrono il pacchetto completo, altre invece solo una parte di servizi, dando così la possibilità di adottare soluzioni alternative. 😉

Il QR Code nella fatturazione elettronica

Il QR-Code è stato pensato per ridurre i tempi durante la fase di creazione di una nuova e-fattura. Questo codice infatti visualizza, in un formato codificato, i dati del titolare di partita iva. Una volta generato, può essere memorizzato su smartphone, tablet, ecc. o anche stampato su carta, per essere poi mostrato al fornitore, consentendogli di acquisire velocemente l’anagrafica del cliente, con tutti i dati richiesti per la fatturazione, compreso l’indirizzo per la trasmissione, evitando così di doverli digitare manualmente, agevolando la fatturazione ed escludendo eventuali errori di trascrizione.

Come generare il QR-Code

Esistono due metodi per generare il qr-code. Uno tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate Fatture e Corrispettivi, l’altro tramite il proprio cassetto fiscale.

In questa pagina si può leggere di come accedere al servizio Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

Come visualizzare la fattura elettronica

La necessità di visualizzare la fattura elettronica in “stile leggibile”, potrebbe presentarsi nel caso sia necessario doverla convertire in formato pdf, per poi stamparla o inviarla ad un cliente allegata ad una email.

Il file che imposta l’aspetto della fattura elettronica è un file chiamato foglio di stile. Questo file è distribuito dal sito ufficiale FatturaPA.

La procedura per salvare in pdf o stampare la fattura elettronica è davvero facile. Vediamo ora passo passo come fare.

  1. Crea sul desktop una nuova cartella.
  2. Scarica il foglio di stile utilizzando il link qui sotto (ti suggerisco di non fare direttamente clic sul link ma di cliccare con il tasto destro e dal menu seleziona una voce simile a qualcosa come Salva destinazione con nome o Salva link con nome. La dicitura cambia in base al browser che si usa).
    Foglio di stile per la visualizzazione della Fattura Ordinaria versione 1.2.1
  3. Salva il file nella cartella appena creata (senza modificare il nome).
  4. Aggiungi alla nuova cartella il file xml della fattura elettronica.
  5. Fai doppio clic sul file xml della fattura elettronica e il gioco è fatto!

La fattura elettronica viene correttamente visualizzata dal browser da cui è possibile stamparla o salvarla in pdf.

Potrebbe non funzionare. Perché? La fattura elettronica, nel suo codice, dovrebbe contenere l’istruzione con il nome del foglio di stile da utilizzare. Se non è presente l’istruzione o il nome è diverso da quello del foglio di stile scaricato, la fattura elettronica non viene correttamente visualizzata dal browser. Per risolvere questo problema, è necessario rinominare il foglio di stile scaricato, con il nome del foglio di stile impostato nella fattura elettronica. Se la fattura elettronica non contiene l’istruzione con il nome del foglio di stile, non sarà possibile visualizzarla nel formato corretto.

Aggiornamento

E’ disponibile gratuitamente uno strumento online che converte il file xml della fattura elettronica in formato PDF. Ecco dove trovarlo Fattura Elettronica To PDF.

Codice destinatario e PEC destinatario per l’invio della fattura elettronica

Inviare una fattura elettronica

La fattura elettronica prevede tre tipi di clienti destinatari: Pubblica Amministrazione; privato che riceve tramite un canale accreditato; privato che riceve tramite un indirizzo PEC. Per questo la struttura della fattura elettronica presenta due campi, codice destinatario e PEC destinatario, usati per indirizzare il documento, che devono essere compilati a seconda del tipo di destinatario. Vediamo di seguito quando e come compilarli.

Invio tramite codice destinatario

Il campo codice destinatario va compilato nei casi in cui il cliente è la Pubblica Amministrazione o quando è un cliente privato che riceve tramite un canale accreditato. In questo caso il campo PEC destinatario non va compilato.

Il cliente è la Pubblica Amministrazione

In questo caso il campo codice destinatario previsto per la pubblica amministrazione, chiamato anche Codice ufficio, è formato da sei caratteri.

Qui si trova la lista dei codici ufficio della Pubblica Amministrazione.

Il cliente è un privato che riceve tramite un canale accreditato

In questo caso il campo codice destinatario è formato da sette caratteri. Questo codice indirizza la fattura elettronica verso un canale accreditato rappresentato, ad esempio, da un’azienda che fornisce un servizio di fatturazione elettronica ad un gruppo di clienti.

Invio tramite PEC destinatario

Il cliente è un privato che riceve tramite indirizzo PEC

Il campo PEC destinatario viene compilato con l’indirizzo email PEC del cliente. In questo caso il campo codice destinatario non va compilato.

Come funziona Fatture e Corrispettivi

Fatture e Corrispettivi è il servizio gratuito dall’Agenzia delle Entrate, che offre la gestione completa del ciclo di fatturazione elettronica. Il servizio consente di creare la fattura elettronica, di apporre la firma digitale qualificata, di inviare il documento al Sistema Di Interscambio (SDI) ed infine di metterlo in conservazione sostitutiva per un periodo di 10 anni, così come previsto dalla normativa in vigore.

Per quanto riguarda la sicurezza dei dati durante la fase di conservazione sostitutiva, l’Agenzia delle Entrate dichiara di avere a disposizione un sistema implementato con le tecnologie più moderne per garantire alti livelli di protezione. E poi è nel loro interesse mantenere i nostri dati al sicuro.

Allora perché pagare per un abbonamento annuale ad una azienda privata che fornisce il servizio di fatturazione elettronica, quando posso avere gratis il pacchetto completo di Fatture e Corrispettivi?

Il pacchetto completo di Fatture e Corrispettivi funziona bene se si emettono poche fatture e non si ha l’esigenza di un software gestionale per la gestione di articoli, anagrafiche clienti e fornitori, ecc.. Per risolvere questo problema si può sostituire il programma di fatturazione integrato nel servizio di Fatture e Corrispettivi, con un programma gestionale affidabile per la fatturazione elettronica. Anche con questa configurazione si può gestire il ciclo completo della fattura elettronica e magari si risparmia. 😉

Come accedere al servizio Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate

Le credenziali

Fatture e Corrispettivi, il servizio gratuito per la fatturazione elettronica dell’agenzia delle entrate, autorizza l’accesso all’applicazione online tramite una credenziale. Le credenziali riconosciute sono quattro, e vengono rilasciate da Fisconline, Entratel, SPID e CNS.

Vediamo ora come richiederle.

Fisconline

Per ricevere le credenziali di Fisconline basta richiedere un codice PIN. La prima parte del codice, composta da quattro cifre, viene fornita immediatamente dopo l’invio di un modulo online, la rimanente parte si riceverà a domicilio entro 15 giorni.
Qui la pagina per  la registrazione a Fisconline.

Entratel

Per le credenziali di Entratel bisogna richiedere un codice di pre-iscrizione e presentare un modulo di richiesta.
Il codice di pre-iscrizione si ottiene subito dopo l’invio di un modulo online. Tale codice verrà utilizzato dopo l’attivazione del servizio Entratel.
Il modulo di richiesta può essere inviato all’agenzia tramite un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) o direttamente presso un ufficio dell’Agenzia delle Entrate.
Qui la pagina per la registrazione a Entratel.

SPID

Il Sistema Pubblico Identità Digitale, consente di accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione e dei privati accreditati.
Per ottenere le credenziali SPID è necessario fornire un indirizzo email, un numero di telefono cellulare, un documento d’identità valido e la tessera sanitaria con il codice fiscale.
Qui la pagina per richiedere l’identità digitale SPID.

CNS

La carta nazionale dei servizi (smartcard o chiavetta USB) memorizza un certificato di identità digitale che permette di essere autenticati per l’accesso ai servizi disponibili nei siti web della Pubblica Amministrazione.
Qui la pagina della Carta Nazionale dei Servizi.

Fonte: sito web Agenzia delle Entrate